メール署名機能を使って時間短縮化[プライベートタイムを6時間増[No.4]

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おはようございます!

Student To Company(通称S->C)は、これから就職を目指す大学生、就職が決まった内定者、そして社会人1年目・2年目の働き方をトータルサポートするWEBマガジンです。

 

社会人1年目・2年目のみなさん、お仕事いかがですか?お仕事も楽しく、そしてプライベートも楽しくしたいですよね。

S->Cでは、お仕事も効率的に仕上げ、プライベートも楽しめ、日本がもっと明るく成長するミライを創造することを目指しています。もう一度、ワクワクする日本を創りたい!

 

本日から、いよいよ生産性向上のための実践を始めて行きます。本当に基本的なことから始めて行きます。「そんなんやっているよ」という人はスルーしてくださいね。

プライベートな時間を作り出す、生産性向上の基本的な考え方」を読んでない人は一読をお願いします。

 

[掟その一]

メール署名機能を使おう!

 

社会人になって一番増える作業が、メールです。読む、理解する、書くという行為が発生します。社会人1年目・2年目では一日数件かもしれないけど、社歴が挙がっていくと、だんだん増えます。チームの責任者クラスになると一日100件、部長クラスになると一日150~200件も。
社会人では、メールとうまく付き合うことが、生産性を向上しプライベートな時間を確保する一番の方法です。
まず、一つの方法がメール署名機能を使うことです。
 

普段、スマートホンで、ラインやメール、メッセンジャーなどでやり取りするとき、自分の署名(名前など)をわざわざ書かないですよね。でも、社会人が使うメールには、最低でも名前を入れます。次が一般的な例です。

 

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永松 龍一郎
Ryuichiro NAGAMATSU
○○株式会社
商品開発部第〇チーム
Tel:(外線)050-xxxx-xxxx
  (内線)21479
E-mail:nagamatsu@nisaschool.com

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もし、メールの利用が社内だけだったら、○○株式会社、外線、メールアドレスは要らないでしょう。

ここで考えてほしいのは、これを毎回手入力していたら毎日何分時間をロスしているか?ということです。まず、手入力で自分の署名が何秒で書けるかストップウォッチで計ってみてほしいです。だいたい30秒から60秒(1分)はかかると思います。

ちょっと計算してみよう。

ここでは簡単に1回の署名手入力に1分かかるとしてみよう。1日1件メールを書くとする。一ヶ月はだいたい20営業日だから年間240日働いているとしましょう。

 

ロスタイム=1分(入力時間)×1件(1日の件数)×240日(1年間の営業日)

 

一年間でなんと240分、つまり6時間この作業に費やしてしまっていることになる。6時間あれば、早く仕事を終わらせて、映画なら3本見れるし、友達と遊んだり、自分の勉強のために使うことだってできます。メールの件数を一日1件としましたが、それが2倍になれば費やす時間も2倍です。もしこれが10年続けたら・・・。もったいないです。

 

ぜひ、メールの署名機能を使いましょう。設定はとても簡単です。多くの会社のパソコンはWindowsなので、Outlookというメールソフトが使われています。Outlookのヘルプで「署名」と検索する、もしくは、インターネットで「Outlook、署名」と検索すれば出てきます。Outlook以外のメールソフトであっても、署名機能はついているはずです。設定の方法を調べて必ず使いましょう。それでも署名機能がないソフトがあれば、署名部分をすぐにコピー&ペーストで貼れるように「テキスト」や「Word」に貼りつけておきましょう。

 

もし、メール署名機能をつけていない同期がいたら教えてあげよう。このWEBマガジンも教えていただけたらありがたいです。

 

今日、生み出されたプライベートタイム

年間6時間

 

 

〈ご留意事項〉

本マガジンの記載する内容は、あくまで個人的見解、実践に基づいた結果です。これを実行しても100%うまくいくとは限りませんがが、ご了承のほど、よろしくお願いいたします。また、わからないことは、はっきりとわからないと言います。

 

〈配信日・時間〉

朝8時頃。はじめは不定期です。

 

それでは、

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