自分だけのQ&Aを作って時間短縮化[No.5]

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おはようございます!

Student To Company(通称S->C)は、これから就職を目指す大学生、就職が決まった内定者、そして社会人1年目・2年目の働き方をトータルサポートするWEBマガジンです。 

社会人1年目・2年目のみなさん、お仕事いかがですか?お仕事も楽しく、そしてプライベートも楽しくしたいですよね。

S->Cでは、お仕事も効率的に仕上げ、プライベートも楽しめ、日本がもっと明るく成長するミライを創造することを目指しています。もう一度、ワクワクする日本を創りたい! 

生産性向上のための実践を始めて行きます。本当に基本的なことから始めて行きます。「そんなんやっているよ」という人はスルーしてくださいね。

プライベートな時間を作り出す、生産性向上の基本的な考え方」を読んでない人は一読をお願いします。

 

一度聞いたこと、調べたことを、再度思い出す、調べる時間を短縮しよう。

 

[掟そのニ]

自分のだけのQ&Aを作ろう!

 

社会人1年目・2年目は覚えることが多いです。新しい業務内容に毎日、毎週、毎月のように出くわしていることでしょう。会議室の予約の仕方、日報・週報・月報の書き方、スケジューラーの使い方、勤怠入力の方法、様々な分析機器(理系社員)など。

毎日その業務を行っていれば、自然と身についてくるでしょう。でも、一週間に1回、一ヶ月に1回の頻度の業務は、覚えてられません。その時に、まずどうやるんだったか調べるでしょう。そして、わからなければ先輩に再度聞いたりするでしょう。先輩に聞くということは、悪いことではありません。しかし、何度も(4回以上)聞くと、先輩も「メモしといて」と言うかもしれません。先輩に聞くということは、先輩の時間も使わせてもらっていることも忘れずに。

なるべく、あなた自身、先輩の時間を使わずに生産性を高めていくために、あなたオリジナルのQ&Aを作りましょう。

 

実践例

まず、ノート(紙)に作るか、パソコンで作るかですが、パソコンで作ることをオススメします。Windowsなら、wordかexcelで、Macなら、numbersかpagesで作りましょう。Q&Aが少ないうちは良いですが、多くなってくると探すのに時間がかけてしまっては、意味がありません。ですので、調べたいワードを検索できるソフトを使いましょう。

 

何を書けば良いか?

ボクは、こんな感じでした。
[1] 通し番号
[2] 入力日
[3] 分類(カテゴリー)
[4] 質問内容
[5] 回答
[6] 回答者
[7] 備考

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利用しているソフトはexcelです。画像が見えずらければ、パソコンで見てください。

 

見やすいように次の設定をオススメします。

[1]折り返し設定

D列、E列、G列のセルは、入力する文字列が長くなりやすいので、「折り返して全体を表示する」を設定しましょう。

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[2]固定化

B2を選択し、「表示〉ウィンドウ枠の固定〉ウィンドウ枠の固定」を設定しましょう。質問するが多くなった時に、上下にスクロールしても、項目の部分が固定されているので、見やすいかと思います。

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[3]フィルタ設定

A1~G1までを選択し、「データ〉フィルタ」を設定しましょう。分類の項目でフィルタリングし、分類別に質問を確認することもできます。

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このQ&Aは、自分の後輩が出来たときにも役に立ちます。あなたが質問したことは、当然後輩も疑問に思います。今度はあなたが先輩として教える番です。そのときに、そのままQ&Aのコピーをあげましょう。「このQ&Aでわからないことや、書いてないことでわからないことを聞いてね。」と伝えてあげよう。

こうすれば、あなたはプライベートタイムを手に入れられるし、後輩も育ちます。さらにその後輩がQ&Aを強化して、次の後輩に渡せば、さらに時間短縮になります。

それを繰り返していけば、チーム新入社員へのFAQ(よくある質問)ができるでしょう。

 

今日、あなたが手に入れたプライベートタイム

質問数×回答に要する時間

 

〈ご留意事項〉

本マガジンの記載する内容は、あくまで個人的見解、実践に基づいた結果です。これを実行しても100%うまくいくとは限りませんがが、ご了承のほど、よろしくお願いいたします。また、わからないことは、はっきりとわからないと言います。