工数記録を形式化して時間短縮。何にどれだけ時間がかかるのか?[No.7]

f:id:nisaschool:20170422151625j:plain

工数(こうすう)って言葉聞いたことはありますか?おそらく社会人2年目の人は、聞いているのではないでしょうか?

今日は、どこでも必ずある工数について話します。

 

[掟その四]

工数記録を形式化して、習慣にしよう

 

工数とは?

簡単に言うと、その作業にかかる時間のこと。こんな感じに定義されています。

ある作業を完遂するのに必要な作業量。一般的には、作業の取り掛かりから完了までに費やした作業時間の積算値で、複数人が従事する場合は各人の作業時間の総和を意味する。

出典:IT用語辞典

ほとんどの会社では、工数管理がされています。会社では、多くのプロジェクトやテーマが同時並行で進行しており、それぞれに、予算があります。予算とは、そのプロジェクトにかかる材料費や人件費のことです。会社ではこの予算管理が必ずなされている。

予算には、プロジェクトコード、テーマコードと名付けられた数字が一般的に付けられている。

例えば、次のような感じ。 

新規検査薬の開発:
A17-00001

新規検査薬の専用装置の開発:
B17-00002

新卒採用:
C17-00003

会社では、テーマやプロジェクトに対して、何時間工数がかかったのか記録・入力するように求められる。入力先は、会社専用のシステムであったり、エクセルなどのソフトウェアの場合もある。

 

さて、ここから本題。

どういう入力フォームにせよ、個人レベルでも工数入力を形式化しておくとよい。おそらく、形式的に行わない場合、だいたいの工数を記憶に基づきに入力するか、紙に書いておいてまとめて入力することになるでしょう。会社側がこれでいいと、言うかもしれない。
せっかく工数を記録するなら、個人レベルでも活用すべきだ。これもプライベートタイムを確保するための手法の一つだ。
くわしくは、“作業時間を見積もれるようになり時間短縮”、“PDCAサイクルの本質”の記事において活用事例を紹介していきます。

 

形式化には、エクセルやnumbersのような表計算ソフトを利用しよう。 

ボクは、次のように形式化していた。

f:id:nisaschool:20170422153426j:plain

 [1]日付
 [2]テーマコード
 [3]工数
 [4]作業内容

[工数]

工数は何分単位で記録すればよい?とよく聞かれるが、ボクは15分単位(0.25時間)でつけている。これであれば、大幅な誤差は小さい。月毎に合計時間が自動で出るように、SUM関数を入力しています。

 

[作業内容]

ここは完結に書けばよい。でも、今後一番活用できるポイントだ。ここで入力作業の効率化には、エクセルのテクニックを活用しよう。(記事リンク→プルダウンリストの作り方

ボクの例を書いておきます。理系で商品開発部門(研究開発部門)での例であることを承知いただきたい。ご自身の業務を分類してリストを作りましょう。

 

・実験計画作成
・実験手順の作成(プロトコール)
・試薬溶液の調製(測定準備)
・測定
・後片付け
・データ整理・解析
・実験報告書の作成

 

さいごに、この工数の記録は毎日習慣にしよう。一週間毎、一ヶ月毎などまとめてやろうとすると、「思い出す」というムダな作業が発生します。人は物事をそんなに覚えてられないし、覚えておく必要のないこともたくさんある。

 

今は毎日形式に従い記録する、これだけは忘れないで。

 

Student To Company(通称S->C)は、これから就職を目指す大学生、就職が決まった内定者、そして社会人1年目・2年目の働き方をトータルサポートするWEBマガジンです。

お気軽にメッセージお待ちしています。

 

〈ご留意事項〉

本マガジンの記載する内容は、あくまで個人的見解、実践に基づいた結果です。これを実行しても100%うまくいくとは限りませんがが、ご了承のほど、よろしくお願いいたします。また、わからないことは、はっきりとわからないと言います。