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日報、週報を形式化して時間短縮化[No.9]




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みなさんの会社では、日報や週報はありますか?

それには、入力フォーマットが決まっていますか?それとも、自由フォーマットですか?もし、自由フォーマットで、何をどう書くか迷っているなら、本記事を参考にしてください。

 

とその前に、日報や週報を書く目的を考えよう。

 

日報や週報は誰に提出していますか?おそらく、上司でしょう。

 

そう、多くの場合、日報や週報は上司への報告のために書きます。

上司(仮にチームの責任者としよう)は、みなさんの進捗管理をしています。それを確認する場合に、日報や週報を読みます。また、問題などが発生していないか確認しています。読んだものをまとめて、上司の上司(例えば、部門長など)へ報告している場合もあります。月末に書く月報の下地としていることもあります。

上司がどうしたら、これらを理解できるか考えながら書いていきましょう。

 

どんな提出形式か?

みなさんの会社では、どんな提出形式が指定されていますか?
メール本文に書いて送ったらいい?
それとも、どこか共有フォルダにファイルを入れておいたらいい?
それを確認しましょう。

 

[掟その五]

日報・週報を形式化しとこう!

 

ボクは、週報も日報も経験しています。提出形式はどちらもメール本文への記載でした。こんな感じです。

 

〈日報(例)〉

こちらは、データ監査部門のお仕事のときのものです。
本日の実績、明日の予定、コメント等の3つの項で書いています。ポイントは、「もし自分が明日休んでも、誰かが続きができる」レベルで書くことです。日報は、長々書くというより、その日何をしたか、明日何するかを簡潔に書いています。

 

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◆本日の実績

・A薬 類縁物質試験 データ監査完了【受付No.17001】
・B薬 確認試験 データ監査完了【受付No.17002】
・C薬 タンパク質定量 データ監査進行中【受付No.17003】 

◆明日の予定

・C薬 タンパク質定量 データ監査【受付No.17003】
・A薬 定量試験 データ監査【受付No.17004】 

◆コメント等

Q&Aリストに新規案件を追加しました。ご確認ください。

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〈週報(例)〉

こちらは、メーカーの開発職のときのものです。
業務種別が多かったので、表形式で提出していました。

[1] テーマコード/テーマ名
[2] 業務内容【期限】
[3] 進捗

上司は、この3つが知りたい。担当者が持っているテーマは何か?そのテーマにおける業務(課題)は何か?その業務の進捗はどうなっているのか?
もし、課題が発生していたら、上司に相談しよう。

 

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例:5/1提出

テーマコード/テーマ名

業務内容(課題)【期限】

進捗

A17001/〇〇薬の開発

①〇〇実験の計画書作成【5/1】
②〇〇実験の手順書作成【5/10】
③〇〇実験【5/12】
④〇〇実験のデータ整理【5/15】
⑤〇〇実験の報告書作成【~5/17】

①完了。承認待ち。
②作成中。
③未着手。※必要試薬納品済み。
④未着手。
⑤未着手。

B17001/△△薬の申請業務

①申請データの確認【~5/17】
②申請書類の作成

①〇〇試験のデータ確認済み。[残]△△試験のデータ
②未着手。

C17001/××薬のクレーム対応

①原因解析【5/12】
②検証実験計画書作成【5/17】
③検証実験【5/19】
④検証結果の報告書作成【5/24】

①現場のデータ確認中。
②未着手。
③未着手。〇〇さんに依頼。
④未着手。

99共通コード/その他

①××研修【5/25】

①―。 


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もちろん、ここに示したのは一例です。みなさんの会社の上司が知りたいことは何か?を常に考えて、書いていきましょう。

上司が知りたいことが何か?がわからない場合もあります。そのときは、こんな風に聞いてみてはどうだろうか? 

「〇〇さん(上司)、今私が書いている日報で、内容に過不足はないでしょうか?」

「なるべく、〇〇さんが管理しやすいような書き方をしたいので、欲しい情報を教えてくださいませんか?」

 

欲しい情報が決まったら、後は毎日、毎週同じフォームで書きましょう。 

週報の場合は、メールの下書きにフォームを入れておいて、毎日、もしくは一区切りした段階で書いておいても良い。以前話しましたが、覚えておかなくてもよいことは、書いておいて、思い出すという無駄な時間をなくそう。

 

さあ、今日も時間短縮して、プライベートタイムを手に入れよう!

 

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